Na czym polega współpraca z profesjonalną księgową

Plusy pracy z księgową można dodawać do woli startując od terminowości i rzetelności obsługi, a finiszując na przyjemnej atmosferze w ciągu wizyt. Dlatego warto pochylić się na moment nad tym, jak faktycznie wygląda współpraca klienta z księgową, jakie są oczekiwania w stosunku do właściciela firmy oraz co klient zyskuje dzięki współpracy.

http://taxbiuro.net/

Celem biura rachunkowego jest troska o dobro klienta, aby odnosił jak najszersze korzyści w zakresie rachunkowości. Znajomość obecnych przepisów daje możliwość księgowej weryfikację, jakie ulgi i odliczenia są dostępne dla klienta oraz czy je stosuje. Tak przedsiębiorcy pozyskują możliwość zmniejszenia wydatków wciąż nie stroniąc od żadnych praw i zasad. Biuro rachunkowe bezustannie śledzi aktualizacje w przepisach, z tego względu klient zawsze może poprosić o pomoc lub z obawami, jeżeli wprowadzane aktualizacje są niezrozumiałe. Nawet gdy biuro nie posiada doradztwa, klient zawsze może zapytać, jeśli czegoś nie rozumie. Warto podkreślić, że biuro rachunkowe, wykonując usługę obsługi klienta troszczy się o to, aby potrzebne rozliczenia były składane na czas, a dzięki współczesnym technologiom informatycznym, wiele tych samych działań jest automatyzowana, a rozliczenia są precyzyjne oraz weryfikowane. W ten sposób przedsiębiorcy nie muszą martwić się księgowością a mogą poświęcić się pozostałym obszarom firmy.

Istotnym aspektem pracy z księgową jest łatwy kontakt bazujący na wzajemnej relacji. Właściciel firmy ma sposobność kontaktu z księgową w pilnych sprawach, ale istotne jest też to, aby właściciele firm również byli dostępni dla księgowej. Może być tak, że będzie trzeba coś wyjaśnić albo przedyskutować, z tego powodu ważne jest, aby przedsiębiorcy nie bali się kontaktu z księgową. Jaka nie byłaby to sytuacja, celem księgowej jest wsparcie klienta. Jeśli jedna ze stron jest w danym momencie nieosiągalna, na pewno uda się skontaktować później. Ułatwiony kontakt przekłada się na dobry przepływ wiedzy, co sprawia, że współpraca jest znacznie bardziej miła.

Życzliwa atmosfera w korelacji między księgową, a klientem, cechująca się otwartością i zrozumieniem przekłada się też na tworzenie zaufania. W ten sposób przedsiębiorcy bez strachu powierzają do biura rachunkowego swoje dokumenty i inne sprawy, w zamian zyskując rzetelną i terminową obsługę.

Podstawowe obszary pracy z księgową

Każda współpraca opiera się o pewne ustalone z góry wytyczne, dzięki którym obie strony mają świadomość, czego się spodziewać oraz jakie potrzeby ma druga strona. Bez względu na to, czy do księgowej przychodzi przedsiębiorca, który chce założyć firmę czy przedsiębiorca, który posiada działalność gospodarczą od wielu lat, ale wybiera nowe biuro rachunkowe obsługujące jego sprawy księgowe, zawsze na początku należy ustalić zasady, jakie będą panowały w trakcie współpracy. Takie zatwierdzone główne zasady gwarantują, że nie wystąpią żadne niejasności.

Ustalenie warunków pracy

Praca z każdą księgową opiera się o przygotowaną umowę, ale zanim dojdzie do jej podpisania, najpierw księgowa wspólnie z klientem ustala warunki pracy. Wśród tych rozmów znajdują się wytyczne opisujące dostępność obu stron w celu kontaktu, sposobu przywożenia, przechowywania oraz rozliczania dokumentów, właściwe terminy, jakie muszą zostać przestrzegane, aby księgowa miała czas przygotować odpowiednie rozliczenia, nim upłynie ostateczny termin ich złożenia np. do Urzędu Skarbowego lub ZUS. W trakcie ustalania wytycznych z księgową ustalane są też opłaty za obsługę usług księgowych. Te kwoty zwykle zależą od liczby dokumentów, ilości zatrudnionych, przystąpienia do VAT-u oraz podobnych kryteriów, jakie przekładają się na potrzebę zaangażowania księgowej. Gdy niezbędne ustalenia zostaną omówione oraz zaakceptowane przez biuro i klienta, przygotowana zostanie umowa.

Przygotowanie i podpisanie umowy z księgową

Umowa z księgową opisuje poszczególne ustalenia, jakich biuro rachunkowe dokonało z przedsiębiorcą. W umowie nie może pojawić się nic, czego nie omówiono podczas ustalania warunków pracy. W chwili podpisania umowy współpraca zostaje rozpoczęta i od teraz księgowa zobowiązuje się do świadczenia usług jak najlepszej jakości trzymając się zatwierdzonych wytycznych. Przekroczenie ustalonych zasad może zakończyć się zerwaniem umowy też ze strony księgowej, jeżeli przedsiębiorca nie trzyma się swoich zobowiązań.

Udostępnianie dokumentów

Jednym z najważniejszych zobowiązań, jakie leżą po stronie klienta, jest odpowiednie udostępnianie dokumentów . Zwykle umowy mówią kiedy przedsiębiorca musi przesyłać niezbędne dokumenty księgowe, aby wszystkie rozliczenia mogły zostać przygotowane na czas. Na przykład w biur rachunkowych karygodne jest, aby przedsiębiorcy przesyłali dokumenty księgowe w ostatecznym terminie   rozliczeń oraz oczekiwali, że zostaną one gotowe na czas. Bardzo często księgowe proszą, żeby dokumenty księgowe trafiały do biura nie później niż 10 dnia miesiąca, aby znalazł się czas na wdrożenie ich do systemu, a potem prawidłowe rozliczenie. Zwykle dokumenty księgowe można udostępniać elektronicznie i osobiście w biurze.

Księgowa jako przedstawiciel klienta przed US i ZUS

Wiele biur rachunkowych praktykuje przedstawicielstwo klienta w instytucjach jak ZUS czy Urząd Skarbowy. Wszystko, czego trzeba, to nadać niezbędne pełnomocnictwa, poprzez które księgowa uzyska możliwość reprezentowania właściciela firmy z ogromnym naciskiem na jego dobro.

Wsparcie z obszaru księgowości

Nawet jeśli księgowa nie prowadzi doradztwa, na pewno udzieli odpowiedzi na niezbędne pytania lub wyjaśni wprowadzane do ustaw nowości. To podkreśla, jak bardzo kluczowe jest dla księgowych, by współpraca z klientem była jak najbardziej owocna oraz korzystna dla każdej ze stron. Warto zatem korzystać z usług rachunkowych.